Contract getekend, nieuwe medewerker op komst. Als bedrijf kan je de stress die bij nieuwkomers leeft, ombuigen tot gezonde spanning. Geef je nieuwe medewerker zin om aan de slag te gaan. Een doordacht onboarding programma is essentieel: het heeft een onmiskenbaar effect op het engagement van je medewerker.
Vroeg initiatief
Vanaf het moment dat een nieuwe medewerker zijn contract getekend heeft, moet hij zich welkom voelen. Zorg dus al in de preboarding – vóór de eerste werkdag – voor een contactmoment. Dat vraagt geen grote acties. Een e-mail een week voor de start kan een warm welkom combineren met praktische info: “van harte welkom, wij kijken uit naar je komst, je mag je om X uur aanmelden en collega Y zal je opvangen”. Op die mail mag nog een telefoontje volgen om te checken of alles helder is. Een bedrijf dat zijn nieuwkomers contacteert vóór de eerste werkdag, zet al een eerste positieve stap.
Materiaal en meer
En dan komt de startdatum eraan. Dat de praktische zaken in orde zijn is cruciaal. Je nieuwe medewerker moet vanaf dag 1 over het juiste materiaal beschikken. Ook wachtwoorden, sleutels en dergelijke moeten voorzien zijn. Maar er is meer. Hij moet zich ook welkom voelen en het bedrijf leren kennen.
Om dit hele plaatje te coveren heb je meerdere ‘schakels’ nodig: IT, HR, facilities, de directe collega’s, … Zijn ze op de hoogte? Weten ze wat ze moeten voorbereiden? Om de onboarding acties van de verschillende diensten te coördineren is het belangrijk om een verantwoordelijke aan te duiden. Je kiest best één en dezelfde aanspreekpersoon van bij het sollicitatiegesprek tot aan de opstart. Zo zorg je voor herkenbaarheid. Vaak zal dat de zaakvoerder zijn of een HR-medewerker.
Als je de onboarding van nieuwe medewerkers methodisch aanpakt, dan bouw je een expertise op die zijn nut zeker zal bewijzen. Beschouw het als een essentiële opdracht, gedragen door de hele organisatie. Aandacht voor de begeleiding en ontwikkeling van nieuwe medewerkers loont, zowel qua functioneren als qua goed voelen.
Positieve verbazing
Bij een nieuwe start komen heel wat emoties kijken. Een onboarding programma is erop gericht om de positieve emoties van de nieuwe medewerker te versterken en de negatieve te counteren. Het uitgangspunt hierbij is dat je de medewerker de nodige aandacht en informatie geeft. Onboarding hoeft niet ingewikkeld te zijn; door regelmatig contactmomenten in te lassen kom je al ver.
De nieuwe collega moet weten waar hij terechtkan met vragen. Is dat bij HR? Bij de werkgever of bij zijn directe leidinggevende? Krijgt hij een peter of meter? Die contactpersoon neemt best zelf regelmatig initiatief om naar vragen te polsen. Verschillende niveaus zijn van belang: zijn de opdrachten die hij krijgt duidelijk? Voelt hij zich goed in zijn team? Krijgt hij zicht op het bedrijf? Die betrokkenheid creëert positieve verbazing en geeft een boost tijdens de inwerkperiode.
Ook de rechtstreekse collega’s spelen een belangrijke rol. Door de korte lijn tussen directe collega’s zijn ze goed geplaatst om hun nieuwe collega onder te dompelen in de bedrijfscultuur. Geef hen de verantwoordelijkheid om mee te bouwen aan het enthousiasme van het nieuwste teamlid. Dit komt de sociale samenhang ten goede.
Praktisch
De concrete aanpak verschilt van bedrijf tot bedrijf. Een grote onderneming met verschillende vestigingen communiceert anders dan een klein bedrijf waar iedereen elkaar kent. Er zijn een aantal tools die je kan uitbouwen op maat van je bedrijf: een online platform waar alle nodige info voor nieuwkomers staat, een checklist met opleidingstopics, een welkomstpakket, …
Nieuwe medewerkers stellen het vaak op prijs om iets tastbaars in handen te krijgen. Een onthaalbrochure is een aanrader. Daarin staat dan de uurregeling vermeld, info over de middagpauze, over verlof, … Bij Goelen en Gaukema HR Partners hebben we hierrond een grondige expertise uitgebouwd. We helpen klanten om de gang van zaken in hun bedrijf te vertalen in concrete en bruikbare informatie voor nieuwkomers.
Verder is het van belang om na te denken over de timing. Wat moet de medewerker op de eerste dag weten – eerste week – eerste maand? Stop de contactmomenten niet te snel. Hoe langer je ze doorzet, hoe meer verbinding. En maak het leuk: laat bijvoorbeeld na een jaar de gelegenheid niet passeren om die eerste verjaardag in de spotlights te zetten! Spreek waardering uit, bekijk wat goed loopt en waar de medewerker nog tegenaan botst. Ook doelstellingen kunnen aan bod komen.
Voordelen voor het bedrijf
Aandacht voor onboarding heeft niet alleen voordelen voor de medewerker, maar ook voor het bedrijf. In de contactmomenten kan waardevolle feedback over het bedrijf aan de oppervlakte komen. Een nieuwe medewerker komt binnen met een frisse blik: hij durft misschien vanzelfsprekende zaken in vraag stellen?
De nieuwe medewerker zal ook sneller productief zijn. Aandacht doet groeien. In bedrijven met een goed uitgebouwd onboarding programma draaien nieuwkomers sneller op volle kracht mee.
Reboarding
Je kan de principes van onboarding ook toepassen voor reboarding. Een medewerker gaat opnieuw aan de slag na ziekte of technische werkloosheid: hoe pak je dit aan? De heropstart zal vlotter verlopen als die doordacht gebeurt. Verwelkom je medewerker een paar dagen voor zijn heropstart. Zorg dat hij alle nodige materiaal heeft en dat hij weet hoe de heropstart zal verlopen. Stel de situatie ook helder bij de collega’s, zodat ze als team zo vlot mogelijk opnieuw samen aan de slag kunnen gaan. Het is aangeraden om voor je medewerker op te lijsten wat er veranderd is binnen het bedrijf. Een bondige briefing op de eerste werkdag maakt een wereld van verschil. Hou ook de volgende weken de vinger aan de pols.
