Functioneringsgesprekken: zet in op twee sporen

Januari is traditioneel een maand dat er heel wat functioneringsgesprekken gehouden worden. Het functioneringsgesprek is een open en constructief gesprek over het functioneren van zowel medewerker als leidinggevende. Ze kijken samen terug op het voorbije jaar en maken afspraken voor het volgende jaar.

Formeel of informeel?

Er zijn voor- en tegenstanders van formele functioneringsgesprekken. De tegenstanders willen niet wachten op een formeel moment om in gesprek te gaan. Zij pleiten voor een open cultuur waarin regelmatig overleg tussen leidinggevende en medewerker de standaard is. Door iets op een informeel moment ter sprake te brengen, kan je het onder de aandacht brengen zonder er teveel gewicht aan te geven. De voorstanders hebben natuurlijk ook hun argumenten: ze stellen bijvoorbeeld dat een functioneringsgesprek gebaat is bij een goede voorbereiding, wat niet het geval is bij informele gesprekken. Er zijn ook topics die beter passen in een formeel gesprek, zoals de individuele doelstellingen. Het is belangrijk om deze helder te formuleren: zo creëer je duidelijkheid over de verwachtingen van de organisatie naar de medewerker toe. Duidelijkheid biedt voor de medewerker zekerheid en rust.

Gelukkig moet je geen kamp kiezen. Wij adviseren om beide wegen te bewandelen: creëer een open gesprekscultuur met regelmatig informeel overleg én plan daarnaast ook formele functioneringsgesprekken in.

Want één plus één zou wel eens drie kunnen zijn. Zo kom je ook beter tegemoet aan de noden van de verschillende types werknemers. Terwijl een extraverte persoon makkelijk in gesprek gaat op de werkvloer, heeft een introverte werknemer misschien baat bij een officiële uitnodiging voor een gesprek.

Aanpassen aan de omstandigheden is een must. Stel vaste gewoontes dus af en toe in vraag. Nu corona meer thuiswerk met zich meebrengt, valt de informele gesprekscultuur deels weg. Misschien is het een goed idee om dit jaar een tweede formeel functioneringsgesprek in te plannen.

Positieve insteek

Door tijd te investeren in formele en informele functioneringsgesprekken leer je elkaar beter kennen en versterk je de onderlinge band. Het is belangrijk dat je er een positief gebeuren van maakt en dat het geen zware kost wordt. Dit betekent niet dat het oppervlakkig moet blijven. Nee, je moet écht luisteren naar elkaar. Zo creëer je een veilige omgeving om ideeën en problemen te bespreken. Die betrokkenheid heeft ook een positief effect op de motivatie van de medewerkers.

Het is een goed idee om als werkgever regelmatig binnen te lopen bij je mensen. Er zijn leidinggevenden die zelfs bij hun medewerkers gaan zitten als er een bureau vrij is. De intentie hierachter is niet controlerend, maar is om voeling te krijgen met wat er leeft. Door regelmatig in gesprek te gaan krijgen leidinggevenden een beter zicht op de uitdagingen waarmee werknemers geconfronteerd worden. Zo kunnen ze ook sneller reageren. Dit vraagt misschien tijd, maar die tijd rendeert.

Maak er een gewoonte van om feedback te geven. Ook als leidinggevende moet je openstaan voor feedback én er zelf naar vragen. Zo bouw je samen aan een ‘directe lijn’, aan communicatie zonder ruis. Je weet wat je aan elkaar hebt en je haalt het beste in elkaar naar boven.

De documenten

Formele functioneringsgesprekken zijn gebaat bij een aantal formele elementen. Een goede voorbereiding begint bij een agenda: zowel de leidinggevende als de werknemer kunnen agendapunten aanbrengen. Het is handig als je hier als bedrijf een sjabloon voor hebt.

Denk ook aan de verslaggeving. De leidinggevende maakt het verslag. Dit hoeft geen woordelijke weergave van het gesprek te zijn; belangrijker is om afspraken en doelstellingen op te lijsten. Vergeet ook de afgesproken timings niet te vermelden.

Leerproces

Om een goed functioneringsgesprek te kunnen voeren, moet je als leidinggevende over aan aantal vaardigheden beschikken. Wie zich op dit vlak nog te onervaren voelt, kan zich door experten in het werkveld laten bijstaan. Voer samen de functioneringsgesprekken uit waarbij jij als leidinggevende wel de lead neemt maar waarbij je gaandeweg traint op actief luisteren, inleving, openheid, … Zo bouw je waardevolle ervaring op én een sterke band met je medewerkers.

Terug naar overzicht

Wenst u meer informatie?

Wanneer u meer informatie wenst over onze dienstverlening, staan onze medewerkers voor u klaar.

CONTACTGEGEVENS

Kantoor Vosselaar
Antwerpsesteenweg 49
2350 Vosselaar
Tel.: 014 61 57 87 

Kantoor Beringen
De Weven 14
3583 Paal-Beringen
Tel.: 011 46 02 56 

E-mail: info@goelen.be
BTW: BE0455539516

 

 

OP DE KAART

OVER ONS

Sinds 1994 inspireert en assisteert Goelen & Gaukema HR Partners ondernemingen en organisaties bij de uitbouw van een succesvol personeelsbeleid.